Қағазсыз Office файлдарды басқарудың дилеммасын қалай шешеді?

Алдымен, алғашқы кеңсе бас ауруы туралы сөйлесейік: файл шкафы толы, ал келісімшартты табу үшін ұзақ уақыт қажет; Маңызды құжаттар оңай жоғалады немесе бүлінген; Департаменттер құжаттарды «сәлемдемені беру» сияқты ойнайды. Бұл мәселелерді тиімді шешуге боладықағазсыз Office жүйесі.

1. Электрондық өтінім қағаздың жинақталуын алмастырады

Қағазсыз кеңсенің тікелей артықшылығы - «Online» файлдарын жасау. Барлық құжаттар электронды нұсқаларға қарап, жүйеде сақталады, мысалы, PDF және Word сияқты бірнеше форматты қолдайды. Мысалы, біздің компанияның келісімшарттық басқару жүйесі қазір толық файлды 3 секунд ішінде алу үшін келісімшарттық нөмірді енгізу керек, ал шкафтардан қуып кетудің қажеті жоқ.

2. Ақылды іздеу және жылдам орналастыру

Электрондық файлдардың ең үлкен артықшылығы - оларды іздеуге болады. Жүйенің толық мәтінді іздеу функциясы кілт сөздер, күндер, авторлар және басқа да өлшемдер бойынша іздей алады. Өткен аптада қаржы бөлімі үш жыл бұрын өтемақыны іздеді. Бұл файлдарды аудару үшін ұзақ уақыт қажет болған, бірақ қазір ол «2022 жылғы жол шығындарын» енгізгеннен кейін шығады.

3. Шатып алмау үшін нұсқаны басқару

Қағаз құжаттары туралы ең қорлаған нәрсе - олар үнемі қайта қаралып отырады және соңғы нұсқасы кімнің кім екенін білмейді. Электрондық құжат жүйесі тарихи нұсқаларды автоматты түрде сақтайды және модификацияға рұқсаттарды орнатады. Біздің маркетинг департаментінің жоспарлау ұсынысы қазір 15-нұсқаға қайта қаралды, және жүйе әрбір қайта қарауды жасаған және қашан жасағанын нақты жазады.

4. Мобильді кеңсе кеңістіктегі шектеулерді бұзады

Қағазсыз жүйеде ұялы телефондар кез-келген уақытта файлдарға қол жеткізе алады. Соңғы рет менің бастығым әуежайда баға ұсыныстарын сұрады, мен оны жібергенім үшін жүйеге оны тікелей жібердім, бұл оған жедел жеткізілімнен гөрі тезірек болды. Мен саяхаттаған кезде барлық файлдарды планшетпен өңдей аламын, мен чемоданымнан жартысын жинай аламын.

5. Шығынның алдын алу үшін қауіпсіз резерв

Маңызды файлдар сканерленгеннен кейін бұлтқа автоматты түрде сақталады, сондықтан компьютер бұзылса да, уайымдаудың қажеті жоқ. Біз кеңсе су басқан қайғылы жағдайға тап болдық және барлық қағаз файлдары жоғалды. Енді электронды файлдар үш есе сақтық көшірмелері бар, олар әлдеқайда қауіпсіз.

6. Жасыл кеңсе шығындарды азайтады

Біраз есептеулер жүргізейік: A4 қағазы бір пакетке 20 юань бағамен, ал компания айына 100 пакетті пайдаланады, бұл жылына 24000 юань. Принтерге арналған шығын материалдарын, шкафтарды, архив бөлбіктің кеңістігі барлық шығындар болып табылады. Одан кейінҚағазсыз Office жүйесі, бұл шығындарды кем дегенде 70% -ға азайтуға болады, бұл экологиялық таза.

Кәсіби өндіруші және жеткізуші ретінде біз сапалы өнімдерді ұсынамыз. Егер сізді біздің өнімдеріміз қызықтырса немесе сұрақтарыңыз болса, өзіңізді еркін сезініңізбізбен хабарласыңы.